Piloter l’événement phare du Comité d’Entreprise pour 60 000 bénéficiaires

Piloter l’événement phare du Comité d’Entreprise pour 60 000 bénéficiaires

Chaque année, l’Arbre de Noël constituait l’événement le plus emblématique du Comité d’Entreprise. Véritable rendez-vous des familles, il représentait le projet le plus attendu par les agents, celui qui rassemblait le plus grand nombre de bénéficiaires et qui incarnait pleinement les valeurs du CE : le partage, la convivialité, l’accès aux loisirs et la création de souvenirs communs.

Pour cette édition, les élus ont souhaité proposer un événement exceptionnel au Parc Astérix, entièrement privatisé sur plusieurs journées et soirées, afin d’offrir aux agents et à leurs familles une expérience immersive à l’approche des fêtes de fin d’année.

Réparti sur six journées et soirées, cet événement a réuni près de 60 000 bénéficiaires autour d’un dispositif associant spectacle de Noël, accès au parc, cartes cadeaux, offres hôtelières et un parcours utilisateur entièrement repensé afin de simplifier l’expérience des familles.

Les enjeux du projet

L’Arbre de Noël représentait bien plus qu’un événement familial : il constituait la vitrine du Comité d’Entreprise.

Son organisation mobilisait les élus, les équipes et les partenaires autour d’un projet à très forte visibilité, particulièrement attendu par les agents. La réussite de cette opération était essentielle, car elle reflétait directement l’image du CE et son engagement auprès des bénéficiaires.

Sa préparation débutait plus d’un an avant l’événement. Il fallait réserver les dates auprès du Parc Astérix, construire l’offre avec les élus, négocier les prestations, coordonner les différents partenaires, élaborer le rétroplanning, anticiper les besoins logistiques et préparer chaque étape du parcours des bénéficiaires.

La communication constituait un enjeu majeur. Dès le mois de septembre, un véritable storytelling était déployé afin de faire monter progressivement l’attente autour de l’événement. Bien au-delà d’une simple campagne d’information, il s’agissait de créer une communication vivante, impactante et fédératrice, capable d’incarner les valeurs du Comité d’Entreprise et de valoriser l’engagement des élus auprès des agents.

L’objectif était double : offrir une expérience exceptionnelle aux familles tout en faisant de cet Arbre de Noël le rendez-vous le plus fédérateur et le plus emblématique de l’année.

Mon rôle dans la réussite du projet

J’assurais le pilotage global de l’opération, depuis les premières réunions de préparation jusqu’au bilan final.

En lien étroit avec les élus, le Parc Astérix, les équipes internes et les différents prestataires, je coordonnais l’ensemble des étapes du projet : élaboration du rétroplanning, animation des réunions de pilotage, suivi budgétaire, négociation avec le partenaire, suivi des contrats, coordination des équipes et supervision de l’organisation générale.

Je pilotais également toute la stratégie de communication de l’événement. Dès le mois de septembre, construction d’un véritable storytelling destiné à accompagner les bénéficiaires à chaque étape de leur parcours : teasing, articles, newsletters, vidéos, réseaux sociaux, brochures, FAQ, informations pratiques, offres hôtelières, relances ciblées et communication sur la plateforme de réservation. Chaque support était pensé pour créer l’attente, informer progressivement les familles et renforcer l’identité du Comité d’Entreprise.

Une attention particulière était portée à la valorisation de l’image du CE. Son identité visuelle était intégrée sur les différents supports de communication et sur le site de l’événement, accompagnée de messages personnalisés destinés à mettre en lumière l’engagement des élus.

Le jour J, je supervisais l’ensemble du dispositif opérationnel : accueil des familles, gestion des imprévus et accompagnement des bénéficiaires tout au long de la journée.

J’assurais également la coordination de l’accueil institutionnel des élus, particulièrement nombreux lors de cet événement. Lorsque cela était nécessaire, j’organisais leur hébergement, leurs repas, leur accueil dès le matin autour d’un petit-déjeuner ainsi que leur accompagnement tout au long de la journée afin de leur permettre de rencontrer les bénéficiaires dans les meilleures conditions.

À l’issue de l’événement, je réalisais un bilan complet portant sur l’organisation, la communication, les réservations, le budget, le parcours utilisateur, les retours des bénéficiaires, des élus, des équipes et du partenaire afin d’inscrire chaque édition dans une démarche d’amélioration continue.

Une expérience pensée dans les moindres détails

L’expérience des familles débutait bien avant leur arrivée au Parc Astérix.

Chaque étape du parcours était pensée pour être simple, fluide et rassurante : communication progressive, réservation en ligne, FAQ, envoi des e-billets, offres hôtelières, informations pratiques et accompagnement personnalisé jusqu’au jour de l’événement.

Sur place, tout était conçu pour prolonger cette expérience : signalétique, accueil, contrôle des accès, restauration, accompagnement des familles, présence des équipes, visibilité de l’identité du CE et coordination des différents temps forts.

Le même niveau d’exigence était apporté à l’accueil des élus grâce à un dispositif spécifique comprenant leur hébergement lorsque nécessaire, leurs repas, leur accueil matinal, leurs espaces dédiés et leur accompagnement tout au long de la journée.

Chaque détail contribuait à faire de cet Arbre de Noël un moment de partage, d’émotion et de convivialité, à la hauteur des attentes des familles comme des élus.

Principales réalisations

• Pilotage global d’un événement réunissant près de 60 000 bénéficiaires
• Préparation du projet plus d’un an en amont
• Élaboration du rétroplanning et animation des réunions de pilotage
• Construction de l’offre avec les élus
• Négociation et suivi du partenariat avec le Parc Astérix
• Suivi administratif et contractuel
• Coordination des équipes internes, des prestataires et du partenaire
• Définition et pilotage de la stratégie de communication multicanale
• Création d’un storytelling de l’événement dès le mois de septembre
• Pilotage du parcours utilisateur et de la plateforme de réservation
• Coordination de la logistique, du contrôle des accès et des espaces de restauration
• Valorisation de l’identité du Comité d’Entreprise sur les supports de communication et le site de l’événement – communication 360
• Organisation de l’accueil des élus (hébergement, repas, petit-déjeuner et accompagnement)
• Supervision opérationnelle des six journées et soirées
• Gestion des imprévus et accompagnement des équipes
• Réalisation d’un bilan complet et définition des axes d’amélioration

Les résultats

Cette édition de l’Arbre de Noël a permis d’offrir à près de 60 000 bénéficiaires une expérience familiale de grande qualité dans un cadre exceptionnel, tout en garantissant une organisation fluide, sécurisée et parfaitement coordonnée.

Au-delà de la réussite opérationnelle, cet événement a renforcé l’image du Comité d’Entreprise auprès des agents, valorisé l’engagement des élus et confirmé la place de l’Arbre de Noël comme le rendez-vous le plus fédérateur et le plus attendu de l’année.

Le partenariat durable développé avec le Parc Astérix, la stratégie de communication mise en œuvre, l’amélioration du parcours utilisateur et l’analyse détaillée des retours d’expérience ont permis de faire évoluer le projet d’une édition à l’autre dans une logique d’amélioration continue.

Cette réalisation illustre pleinement ma capacité à piloter un projet stratégique de grande envergure, à fédérer de nombreux acteurs autour d’un objectif commun et à transformer un événement institutionnel en une expérience porteuse de sens, d’émotion et de souvenirs durables pour des milliers de familles.