Conduire la transformation numérique du Comité d’Entreprise

Conduire la transformation numérique du Comité d’Entreprise

Afin d’accompagner le développement de son offre culturelle et événementielle, le Comité d’Entreprise a engagé un projet stratégique de refonte complète de sa plateforme de réservation.

L’objectif était de remplacer un outil devenu obsolète, limité dans ses fonctionnalités et ne répondant plus aux attentes des bénéficiaires comme des équipes. Peu intuitif, générant de nombreuses erreurs et incapable d’absorber les fortes affluences lors des ouvertures des ventes, cet ancien système constituait un véritable frein au développement des activités.

Ce projet de plusieurs mois a permis de concevoir une nouvelle plateforme dédiée à la billetterie, aux privatisations et aux événements du CE, offrant une expérience utilisateur entièrement repensée et des outils de gestion beaucoup plus performants.

En tant que cheffe de projet métier, j’ai piloté l’ensemble de cette transformation, depuis la définition des besoins jusqu’au suivi de la plateforme pendant cinq ans en qualité d’administratrice fonctionnelle.

Les enjeux du projet

Ce projet représentait bien plus que la création d’un nouveau site internet.

Il s’agissait d’un véritable projet de transformation visant à moderniser durablement le fonctionnement du Comité d’Entreprise et à accompagner l’évolution de son offre culturelle.

L’ambition était de proposer un outil capable de supporter plusieurs milliers de connexions simultanées lors des ouvertures de ventes, de simplifier le parcours de réservation des bénéficiaires, d’améliorer le confort de travail des équipes et de disposer d’une plateforme suffisamment évolutive pour accompagner les futurs projets du CE.

L’enjeu consistait également à construire un outil répondant aux attentes des utilisateurs tout en accompagnant le changement auprès des équipes internes et des élus.

Cette nouvelle plateforme constituait le premier grand projet de modernisation numérique du Comité d’Entreprise et marquait une étape importante dans l’évolution de ses services.

Mon rôle dans la réussite du projet

J’ai assuré le pilotage global du projet en qualité de cheffe de projet métier, en lien permanent avec les élus, les équipes utilisatrices et le prestataire chargé du développement.

J’ai conduit l’ensemble des phases du projet :

• analyse des besoins des utilisateurs ;
• rédaction du cahier des charges fonctionnel avec la DSI et le prestataire ;
• participation aux choix des solutions proposées ;
• animation des réunions de suivi ;
• présentation régulière de l’avancement du projet aux élus ;
• coordination des échanges entre les différents acteurs ;
• suivi de la construction du site jusqu’à sa mise en production ;
• formation interne
• création de tous les tutos.

Tout au long du développement, je réalisais les recettes fonctionnelles, testais les nouvelles fonctionnalités, validais les évolutions et suivais la correction des anomalies afin de garantir la qualité de la plateforme avant chaque mise en ligne.

Après son déploiement, j’ai assuré pendant cinq ans l’administration fonctionnelle de WebEvent, le suivi des évolutions, la relation avec le prestataire, l’analyse des nouveaux besoins ainsi que l’amélioration continue de l’outil.

J’ai également conçu l’ensemble des procédures utilisateurs, des FAQ, des guides pratiques et des supports d’accompagnement afin de faciliter l’appropriation de la plateforme par les équipes et les bénéficiaires.

Une expérience pensée au service des utilisateurs

Chaque fonctionnalité a été conçue avec une priorité : simplifier la vie des bénéficiaires et des équipes.

Le parcours utilisateur a été entièrement repensé afin de rendre les réservations plus intuitives, plus rapides et plus sécurisées.

Les interfaces d’administration ont également été optimisées afin de faciliter la gestion quotidienne des offres, des ventes et des privatisations.

Chaque évolution faisait l’objet d’une phase d’analyse, de tests, de validation puis d’accompagnement des utilisateurs, dans une logique permanente d’amélioration continue.

Principales réalisations

• Chefferie de projet pourla création du site WebEvent
• Analyse des besoins et rédaction du cahier des charges fonctionnel
• Pilotage du projet de la conception jusqu’à la mise en production
• Coordination du prestataire, des équipes et des élus
• Présentation régulière de l’avancement aux élus
• Animation des réunions de pilotage
• Suivi de la construction du site
• Réalisation des recettes fonctionnelles
• Tests, validation et suivi des corrections
• Administration fonctionnelle de la plateforme pendant cinq ans
• Création des procédures utilisateurs, FAQ et guides pratiques
• Accompagnement des équipes dans la prise en main de l’outil
• Pilotage des évolutions fonctionnelles
• Amélioration continue du parcours utilisateur

Les résultats

Le déploiement de WebEvent a constitué une étape majeure dans la modernisation du Comité d’Entreprise.

La nouvelle plateforme a remplacé un outil devenu inadapté aux besoins des bénéficiaires comme des équipes : peu intuitif, limité dans ses fonctionnalités, générant de nombreuses erreurs et incapable de supporter les fortes affluences lors des ouvertures des ventes.

Grâce à cette transformation, le Comité d’Entreprise s’est doté d’un outil fiable, performant et évolutif, capable d’accompagner le développement de nouvelles offres culturelles et événementielles.

Le parcours utilisateur a été entièrement repensé afin de rendre les réservations plus simples, plus rapides et plus sécurisées. Les bénéficiaires ont gagné en autonomie tandis que les équipes disposaient enfin d’un outil facilitant la gestion quotidienne des privatisations, de la billetterie et des événements.

Au-delà de ses performances techniques, WebEvent est devenu un véritable levier de modernisation du Comité d’Entreprise, ouvrant la voie à une évolution durable de ses services et de son offre culturelle.

Cette réalisation illustre ma capacité à conduire un projet de transformation, à piloter des équipes pluridisciplinaires, à coordonner de nombreux interlocuteurs et à accompagner durablement le changement au service des utilisateurs.